Ho assunto la responsabilità del Servizio IV un anno fa dopo aver diretto dal 2002 l’Archivio di Terni. In precedenza la mia attività di funzionario è stata espletata per più di venti anni all’Archivio centrale dove mi sono occupata dei fondi dei ministeri economici e finanziari oltre che degli enti pubblici soppressi o in deposito.

Gli studi che sono stati pubblicati, per lo più di storia istituzionale, riguardano prevalentemente temi economici: brevetti, istituti di credito, miniere, istruzione agraria, oggetto quest’ultima, di un lavoro uscito nella collana ministeriale dedicata alle fonti dell’Archivio centrale per la storia dell’istruzione in Italia dall’unità ad oggi.

Nel 1994 sono diventata responsabile del servizio di conservazione e quindi mi sono trovata ad applicare nel settore del restauro documentario, le innovazioni della legge Merloni.

Altra esperienza significativa avviata all’inizio degli anni ’90 è stata l’organizzazione e quindi la direzione della sede sussidiaria dell’Archivio centrale dove sono confluiti circa 15 km di documenti. Il mio compito è stato quello di predisporre i servizi di consultazione e riproduzione oltre che l’inventariazione e il riordinamento dei fondi.

La possibilità di occuparmi di aspetti sia scientifici che organizzativi mi ha molto aiutata nella direzione dell’Archivio di Terni, istituto che aveva appena completata la ristrutturazione dell’ala monumentale della sede, ma che continuava ad essere interessato da altri rilevanti interventi di adeguamento.

L’impatto con le problematiche dell’edilizia è stato immediato e di non poco peso. L’applicazione della normativa sui lavori pubblici, le responsabilità in materia di sicurezza, la funzionalità dell’Istituto da garantire riducendo i disagi per il personale e per gli utenti, le riduzioni traumatiche delle risorse, sono alcuni dei temi più rimarchevoli che ho dovuto affrontare, comuni a gran parte degli Archivi.

Il rapporto collaborativo con il personale è stato determinante per la realizzazione di numerose iniziative che hanno consentito all’Archivio di diventare uno dei soggetti promotori della vita culturale della città. Una di queste è stata la pubblicazione dal titolo Palazzo Mazzancolli a Terni. Storia architettura archivi che attraverso vari saggi corredati da un ricco apparato fotografico, illustra le vicende dell’edificio quattrocentesco ora sede dell’Archivio, la sua ristrutturazione e l’attività che l’Istituto svolge.

Nel dirigere un settore difficile come quello dell’edilizia porto con me l’esperienza della periferia e spero di interpretarne al meglio le esigenze e di contribuire a valorizzarne le capacità e l’operosità.

Questa è anche la prospettiva condivisa dai colleghi con cui è stato avviato un confronto sulle varie problematiche al fine di semplificare l’azione amministrativa, di individuare canali finanziari e più in generale di far valere le potenzialità della nostra Amministrazione.

Mi sembra comunque necessario ricordare che la Direzione generale per gli Archivi è stata interessata dalla riforma che nel 2004 ha riorganizzato il ministero creando i dipartimenti e le direzioni regionali, e rideterminato le competenze delle direzioni generali.

L’Amministrazione archivistica centrale ha visto la riduzione a quattro dei servizi e, quasi contemporaneamente, ad eccezione del settore degli archivi non statali, il cambiamento dei dirigenti. Tutti questi fattori di novità hanno determinato una fase di assestamento che ha prodotto qualche criticità anche con la periferia, ma che contiamo di superare quanto prima.

Questa è una domanda che va al nocciolo del problema alla cui risposta, attraverso un documento che analizzi in termini precisi e articolati lo stato dell’arte, stiamo lavorando e che contiamo di presentare entro marzo quando avremo avuto dalle relazioni annuali degli Istituti le informazioni più aggiornate.

Senza attendere la stesura del rilevamento posso dire che in questi anni molto si è fatto, ma moltissimo c’è da fare e che comunque è necessaria una riflessione generale sulla struttura organizzativa archivistica.

Gli Archivi sono tanti, sono destinati ad accrescere il patrimonio che conservano, il loro adeguamento alle norme sulla sicurezza impone finanziamenti elevati per spese di investimento e di gestione. A fronte di questi costi non hanno rientri economici o di immagine come musei e gallerie.

Nonostante gli sforzi fatti negli ultimi anni per farsi conoscere da un pubblico più vasto, rimangono centri frequentati da pochi studiosi e il grande valore documentario che gli Archivi italiani hanno per la storia non solo nazionale, riceve stentate risorse ordinarie.

 

Tutte le nostre sedi sono interessate da lavori di adeguamento. Alcuni sono conclusi, altri in corso, altri in fase progettuale, altri sono da avviare. La mancanza di fondi per appaltare l’intera opera fa sì che si debbano finanziare interventi per lotti funzionali anche per evitare che eventuali blocchi delle risorse comprometta l’agibilità delle sedi. La messa a norma di una sede, l’aver incrementato la capienza dei depositi non significa aver risolto a lungo termine il problema degli spazi.

Il ricorso all’acquisizione di sedi sussidiarie o di depositi, se risolve un aspetto della questione, ne crea altri con il frazionamento dei servizi, del personale, con la necessità di fare ulteriori interventi di adeguamento.

Volendo tracciare una rapida panoramica si può dire che alcuni grandi Archivi come Milano, Venezia, Napoli, Palermo sono da anni alle prese con opere oggetto di grossi investimenti a cui dovranno aggiungersi altre risorse per renderli complessivamente funzionali.

Archivi come Torino, Perugia, Siena, Genova Sant’Ignazio hanno portato a termine tutti o gran parte degli interventi previsti. Nel corso del 2006 si conta di poter inaugurare le nuove sedi di Avellino, Cosenza, Lucca, Bari. Nel capoluogo pugliese, nella ex cittadella annonaria andranno a convivere l’Archivio e la Biblioteca nazionale costituendo un centro culturale di sicuro prestigio.

Ci sono cantieri aperti su tutto il territorio nazionale: da Livorno a Fano, Foggia, Caserta, Teramo, Novara, Sulmona, Piacenza, Cagliari, per citarne alcuni. Sono prossimi ad essere appaltati i lavori per le sedi di Cuneo, Asti l’ala del comune, Genova Tommaso Regio, Benevento, Urbino.

Come si vede si sta operando ovunque e spesso con interventi impegnativi sotto il profilo finanziario. I fondi sempre più miseri e la necessità di fronteggiare le problematiche di alcuni Istituti costringe, a volte, a sospendere, in attesa di tempi migliori, il completamento di interventi dilazionabili come nel caso di Mantova. Ciò non di meno, ristrutturazioni come quella per la nuova sede di Trapani, rischiano per i tagli effettuati, di essere interrotte o dilazionate in tempi lunghissimi a dispetto dell’urgenza di sanare le difficoltà logistiche di quell’Istituto.

 

Uno sforzo di razionalizzazione delle risorse a disposizione è fondamentale, ma quando queste si riducono progressivamente diventa difficoltoso fare una programmazione a breve e a lungo termine, rischiando di rincorrere le urgenze del momento.

 

La programmazione dei nostri interventi deve necessariamente avere un riscontro con la realtà locale. Gli indirizzi normativi di questi ultimi anni portano verso l’instaurazione di una rete di rapporti tra i vari soggetti istituzionali e no, interessati alla conservazione e valorizzazione dei beni culturali.

Gli accordi di programma quadro Stato – regione sono sempre più la cornice istituzionale entro cui realizzare progetti condivisi sostenuti da risorse ordinarie e straordinarie con una ricaduta positiva sotto vari profili compreso quello dell’edilizia.

In questa ottica si sta lavorando per mettere a punto l’istituzione di centri polifunzionali di conservazione di carte statali e non statali, capaci di svolgere funzioni culturali, ma anche di attivare servizi per terzi.

Inducono verso queste forme di associazione su cui si dovrà fare uno studio che tenga conto degli aspetti giuridici, tecnici, finanziari, casi concreti manifestatisi un po’ ovunque da Trento ad Urbino, da Prato a L’Aquila, ad Orvieto.

Elemento comune a questi e ad altri casi è la constatazione di carenze economiche di vari soggetti che possono essere superate in una concertazione programmatica dove far confluire risorse umane, finanziarie, tecnologiche, professionali, e patrimoniali.

Il nostro contributo è anche quello fornito dal Servizio tecnico per l’edilizia archivistica i cui architetti hanno ormai una esperienza consolidata e rappresentano degli specialisti del settore. Rispetto alle esigenze su scala nazionale il loro numero è esiguo anche se integrato da tecnici delle soprintendenze. Sarebbe auspicabile che per aree territoriali si costituissero nuclei di esperti di edilizia archivistica.

 

Al di là dell’indirizzo da dare all’edilizia archivistica e delle criticità economico-finanziarie del momento, va preso atto che gli archivi hanno bisogno di una maggiore visibilità e di acquisire agli occhi dell’opinione pubblica e non ultimo a quelli del ministero, un peso e una funzione specifica propria.

Le generazioni di archivisti precedenti la mia, ma non solo, hanno trascurato la documentazione contemporanea giudicata meno meritevole di attenzione rispetto a quella dei secoli più lontani. Si è sottovalutato un aspetto del nostro mestiere che è anche unico rispetto a quello degli altri funzionari tecnici del ministero per i Beni culturali: il legame con la pubblica amministrazione. Questo rapporto è stato sentito come elemento quantomeno riduttivo della scientificità della professione.

Il non aver considerato, soprattutto da parte dei colleghi in servizio presso gli Archivi, il coinvolgimento con la pubblica amministrazione un aspetto qualificante, è stato un errore perché nel momento in cui si è attivata una trasformazione profonda dell’organizzazione statale, quando l’innovazione tecnologica ha cominciato ad incidere in modo formidabile sulla formazione, tenuta, conservazione degli archivi, noi ci siamo trovati ai margini di una mutazione che non ci vede svolgere un ruolo centrale come dovrebbe essere.

A questo va aggiunto che le nostre scuole sono troppo legate a programmi che non rispondono alle esigenze professionali del presente. Dobbiamo recuperare terreno specialmente nel settore statale nei confronti del quale non siamo in grado di accogliere le carte esaurite da oltre quarant’anni, tantomeno quelle dei numerosi organi statali soppressi.

Le Soprintendenze sono, invece, molto cresciute in questi ultimi anni perché più vicine e sensibilizzate ai cambiamenti delle istituzioni locali.

Gli Archivi che pure hanno lavorato molto aprendosi all’introduzione delle tecnologie informatiche, affrontando i temi complessi della normalizzazione, importanti per la comunicazione diffusa, devono sviluppare una maggiore visibilità e puntare anche sulla loro utilità per il buon funzionamento della pubblica amministrazione.

Se non si risponde alle domande della pubblica amministrazione sui temi della documentazione, sia quella tradizionale che quella su supporto elettronico, si corre il rischio che siano altri a farlo, e di diventare solo dei conservatori di memorie che occupano spazi costosi, che non producono introiti, che non attirano pubblico e di conseguenza neppure risorse per l’edilizia archivistica.