Il ripensamento della struttura organizzativa del Ministero per i beni e le attività culturali risponde all’esigenza non solo di potenziare gli aspetti più squisitamente tecnico-scientifici, che costituiscono da sempre la peculiarità di questo dicastero, ma anche di favorire con un migliore e più razionale assetto gestionale le condizioni necessarie perché si diffonda e si trasmetta presso fasce sempre più larghe di cittadini un ricchissimo patrimonio stratificatosi in un secolare processo di sedimentazione culturale.

In quest’ottica i Dipartimenti, nei quali vengono a incardinarsi le diverse Direzioni generali, hanno il compito di garantire il coordinamento delle attività sul territorio nazionale e di assicurare un approccio omogeneo e integrato in tutti i settori di intervento.

In particolare, il Dipartimento per i beni archivistici e librari deve fungere da cerniera tra due mondi, quello archivistico e quello bibliotecario, che per troppo tempo sono stati divisi da preconcette barriere metodologiche. Pur nel riconoscimento delle specifiche identità, occorre oggi che questi due settori colloquino fra loro attraverso una politica di piena collaborazione e interazione, al fine di dar vita a un unico sistema condiviso.

Occorre cioè riuscire a gestire con maggiore efficacia e funzionalità un patrimonio bibliografico e archivistico capillarmente disseminato sul territorio, secondo linee di indirizzo ispirate non già a ormai superate logiche accentratrici, ma a una azione armonizzatrice, in cui gli organi statali, gli enti locali, le imprese private possano collaborare insieme per aumentare le potenzialità di conservazione e valorizzazione del bene culturale. Ciò implica non solo il coordinamento delle Direzioni generali afferenti al Dipartimento, in modo da assicurare lo svolgimento integrato delle rispettive funzioni, ma anche il raccordo con gli altri Dipartimenti del Ministero e con gli enti locali per progetti di ampio respiro.

In particolare, il Dipartimento per i beni archivistici e librari intende svolgere una funzione di raccordo e interazione con il Dipartimento per la ricerca, l’innovazione e l’organizzazione, al fine di predisporre accordi di programma quadro in materia di beni culturali. Solo la cooperazione con le Regioni e le altre istituzioni pubbliche territoriali può consentire di effettuare una efficace politica culturale, in cui vengano a coordinarsi, armonizzarsi e integrarsi le diverse competenze e iniziative. In questo contesto, le risorse a disposizione dell’Amministrazione dello Stato e quelle a gestione regionale (risorse CIPE e fondi comunitari) verranno a concentrarsi su alcuni progetti condivisi di ampio respiro in materia di censimenti di archivi e biblioteche, digitalizzazione di materiale archivistico e librario, creazione di banche dati relative a specifiche tipologie documentarie.

Il Dipartimento intende anche proporsi come punto di riferimento nei rapporti con le istituzioni esterne all’Amministrazione: da qui il proposito di potenziare e sviluppare il settore della ricerca scientifica con cui è possibile finanziare, stipulando appositi contratti di studio, programmi volti alla valorizzazione del patrimonio documentario, presentati da soggetti esterni e realizzati in collaborazione e sotto la supervisione del Dipartimento stesso. Tale attività, che si intende estendere a tipologie di beni e a settori di ricerca sempre più diversificati, non può che esplicarsi con il fondamentale apporto degli organi territoriali che, conoscendo più a fondo la realtà locale, sono in grado di segnalare indagini di rilevante interesse e di seguire più da vicino le diverse fasi dei lavori. Le ricerche mirano alla redazione di una serie di strumenti di corredo (inventari, guide, edizioni di fonti, saggi storici), con cui si intende contribuire a divulgare presso un più ampio pubblico di utenti il nostro inesauribile patrimonio culturale. Al tempo stesso tali progetti costituiscono per un buon numero di diplomati nelle Scuole di archivistica paleografia e diplomatica e di laureati in archivistica e biblioteconomia l’opportunità di una prima esperienza lavorativa, con cui verificare a livello pratico le conoscenze acquisite sul piano teorico-formativo.

Il Dipartimento intende anche intervenire direttamente come organo di indirizzo per la definizione degli standard di catalogazione e descrizione, per l’applicazione delle nuove tecnologie informatiche e per la promozione e il collegamento dei sistemi informativi esistenti, allo scopo di contribuire ulteriormente alla valorizzazione del patrimonio bibliografico e archivistico nazionale. Da qui la particolare attenzione che verrà riservata al Servizio bibliotecario nazionale e al Sistema archivistico italiano che si propongono l’obiettivo di una rete nella quale l’elaborazione dei dati e delle informazioni, la condivisione delle risorse umane e finanziarie, l’interoperatività tra i soggetti partecipanti sono i cardini per la realizzazione di un’architettura al servizio del cittadino. Verrà altresì potenziato anche il programma Biblioteca Digitale Italiana che prevede la scansione e diffusione in rete di specifici documenti (cataloghi storici, stampe, partiture musicali), individuati nell’ambito di un piano organizzativo unitario, che ha il suo momento fondante nella cooperazione tra biblioteche e archivi. La funzione di coordinamento esercitata dal Dipartimento si esplicherà tanto nello sviluppo di un’ottimale integrazione delle risorse, quanto in un’attiva partecipazione al dibattito tecnico-scientifico, con l’intento ultimo di realizzare un’integrazione reciproca dei vari sistemi operativi.

Né si trascurerà un altro problema cruciale del nostro tempo, quello della conservazione delle memorie digitali che, dipendendo da tecnologie in rapida evoluzione e da supporti fragili, corrono il rischio di andare perdute in mancanza di adeguate misure capaci di garantirne l’uso futuro; un problema che, come ha messo in evidenza la risoluzione del Consiglio d’Europa del 25 luglio 2002, non può che essere risolto nel quadro di una stretta cooperazione internazionale, basata sullo scambio di esperienze comuni e su una metodologia condivisa. Un primo passo in questa direzione sarà la traduzione delle Guidelines on the Production and Preservation of Digital Audio Objects. Sempre in materia di conservazione, il Dipartimento intende effettuare il coordinamento delle attività di restauro relative alla tutela dei supporti tradizionali cartacei. Queste attività saranno affiancate da azioni di supporto agli istituti, attraverso corsi di formazione ed aggiornamento, nonché tramite l’emanazione di  direttive e circolari esplicative.

Il Dipartimento svolgerà inoltre un ruolo di raccordo per tutte le iniziative promozionali volte ad assicurare una più ampia diffusione al patrimonio archivistico-librario. La realizzazione e la partecipazione a mostre, convegni, fiere del libro, manifestazioni ed eventi, sia in Italia che all’estero, avverrà così non più in modo episodico e frammentario, ma sulla base di un programma coordinato di interventi, evitando sovrapposizioni e sprechi di risorse.

Il Dipartimento intende anche perseguire una politica di maggiore efficienza e razionalità con un incisivo contenimento dei costi. Quale centro di spesa, si propone infatti di realizzare economie di scala, accorpando funzioni in precedenza assegnate alle rispettive Direzioni generali. Si è già provveduto a concentrare presso il Dipartimento le competenze dei due distinti consegnatari per le biblioteche e gli archivi, ed è attualmente allo studio la possibilità di estendere questa misura anche ad altri settori, in modo da evitare qualsiasi duplicazione e conseguire una gestione il più possibile efficiente della spesa. Al tempo stesso, attraverso lo strumento della mobilità, si intende attuare, sulla base delle richieste pervenute dai singoli dipendenti, una migliore distribuzione del personale, mirando via via a ridurre il più possibile una delle maggiori criticità attuali: lo squilibrio delle risorse umane tra Nord e Sud, particolarmente pesante in certe realtà territoriali.      

Al fine di assicurare una ottimale funzionalità e operatività degli archivi e delle biblioteche afferenti a questo Dipartimento, si provvederà a favorire l’adeguamento strutturale e impiantistico di tali istituti, con particolare riguardo alle prescrizioni del decreto legislativo 19 settembre 1994, n. 626, e a migliorare la qualità dei servizi attraverso l’introduzione di un nuovo modello organizzativo-procedurale di gestione integrata della sicurezza sui luoghi di lavoro. Inoltre, laddove se ne presentino le condizioni opportune, si studierà la possibilità di riunire in un unico edificio biblioteca e archivio, sull’esempio di quanto si sta attualmente facendo a Bari ed è in fase di ideazione a Sassari. La creazione di poli culturali integrati, oltre a consentire un notevole abbattimento dei costi edilizi attraverso un più razionale assetto degli spazi disponibili, intende venire incontro alle esigenze dell’utenza cittadina, permettendo di consultare nello stesso luogo materiale archivistico e librario e di passare con più facilità dallo studio delle carte ai testi bibliografici di supporto e orientamento. La vicinanza fisica di questi due settori agevolerà al tempo stesso presso gli operatori tecnici la convinzione di lavorare per fini comuni e la necessità di una stretta collaborazione volta a una sempre più diffusa e partecipata fruizione del nostro patrimonio culturale.

Al tempo stesso la presenza di un Dipartimento comune agli archivi e alle biblioteche potrà consentire anche l’avvio di alcuni progetti speciali volti a meglio tutelare e a valorizzare tutto quel vasto materiale che si colloca lungo una linea di confine nella quale si intersecano le funzioni della conservazione archivistica con quella bibliotecaria. Rientrano ad esempio in questa categoria tanto i fondi archivistici presenti in numerose biblioteche quanto il materiale librario conservato negli istituti archivistici. La redazione di guide finalizzate a far conoscere queste realtà, oltre a rendere anacronistico il dibattito sulla restituzione alle rispettive sedi di appartenenza, dando modo di ricomporre virtualmente il mosaico dei frammenti dispersi, agevolerà un approccio conforme alla specifica natura del bene trattato e contribuirà a costruire un sistema in cui possano integrarsi le rispettive metodologie.

Il Dipartimento per i beni archivistici e librari potrà anche fungere da organo di raccordo per una speciale categoria di beni culturali rimasta finora alquanto trascurata per la sua natura di confine tra un settore e l’altro: i beni musicali, conservati in una pluralità di istituti bibliotecari e archivistici tanto all’interno quanto all’esterno del Ministero. La necessità di un organo di raccordo si fa sentire con tanta maggiore urgenza in quanto si stanno da tempo avviando sul territorio una serie di iniziative che, tutte meritorie, tendono però a seguire criteri metodologici piuttosto diversi. Ad esempio i censimenti dei fondi musicali presenti in alcune regioni, come le Marche e l’Abruzzo, se hanno messo in evidenza un ampio numero di enti di conservazione e un materiale di gran lunga più articolato e vario di quello che si poteva immaginare, hanno però proceduto seguendo percorsi non omogenei che occorrerebbe invece standardizzare in modo da offrire un quadro il più possibile unitario e coerente.

Nell’ambito dei rapporti con l’estero, l’impegno prioritario è infine quello di favorire il rafforzamento della cooperazione internazionale, a livello bilaterale e multilaterale, in un quadro di interrelazioni sostenute dalla volontà di trascendere ciò che divide e di costruire ciò che può unire. Tale collaborazione si svolgerà, anche se non in via esclusiva, nel quadro degli accordi culturali stipulati con altri Stati dal Ministero degli Affari esteri. Particolarmente interessata sarà l’Unione europea, con una specifica attenzione verso quei paesi che sono entrati recentemente a farne parte, nei confronti dei quali il Dipartimento intende porsi come interlocutore privilegiato nei settori della formazione, dell’aggiornamento professionale e delle tecnologie informatiche. Uguale attenzione riceveranno quei paesi che, per ragioni diverse, hanno comunque avuto parte nelle vicende storiche della penisola, o per averne occupato nel tempo alcune regioni, o, viceversa, per essere stati i destinatari dei traffici commerciali, delle tendenze espansionistiche o delle correnti migratorie. In ambito extraeuropeo è soprattutto nelle Americhe che l’esistenza di importanti comunità italiane e di forti legami economici e sociali con il nostro paese sollecita una presenza ed una iniziativa incisiva. Da qui la formulazione di un programma integrato di ricerca per l’identificazione e l’opportuna valorizzazione (con pubblicazioni, mostre, ecc.) di fonti per l’emigrazione, in collaborazione con le locali istituzioni culturali ed accademiche. Questo Dipartimento intende inoltre dedicare particolare cura ai rapporti con i paesi del Mediterraneo, cui ci legano antiche e collaudate forme di collaborazione. Si segnala al riguardo un progetto, denominato Archivio Storico Multimediale del Mediterraneo, che mira alla costituzione di un centro internazionale di ricerca e di documentazione per la storia dei paesi del Mediterraneo, da realizzarsi in Sicilia, luogo che per la sua centralità, la sua storia, il suo patrimonio culturale, appare il più indicato a ospitare e sviluppare l’iniziativa. L’attività internazionale di questo Dipartimento si espliciterà altresì nei rapporti con gli organismi internazionali per la tutela del patrimonio culturale, nonché nella partecipazione alle attività degli organismi tecnici e professionali di settore, cui si intende essere presenti ai massimi livelli. È evidente che quanto più sarà rilevante la presenza di questa Amministrazione nel contesto internazionale, tanto più si potrà disporre di adeguate risorse finanziarie, che consentano una effettiva e concreta adesione alle iniziative. Verrà infine potenziato e sviluppato il ruolo dell’OPIB (Osservatorio dei programmi internazionali per le biblioteche), le cui competenze saranno estese anche al settore degli archivi. In particolare, si darà maggiore spazio ai programmi e ai progetti europei, promuovendo la partecipazione di tutti i soggetti interessati, tanto nel campo delle biblioteche che in quello degli archivi, e armonizzando la collaborazione degli altri enti coinvolti, dalle amministrazioni statali alle regioni, dagli enti locali al mondo universitario e della ricerca.