Nel 2003 l'Archivio storico del Senato ha promosso il progetto Archivi on-line con l'obiettivo di pubblicare sul suo sito web gli inventari e i documenti digitalizzati di un certo numero di fondi relativi a personalità politiche, partiti e gruppi parlamentari con particolare riferimento all'Italia repubblicana. L'Archivio centrale dello Stato aderì all'iniziativa insieme a undici tra Fondazioni e Istituti privati che conservano archivi pertinenti al progetto, otto dei quali partecipavano già da tempo alla rete Archivi del Novecento (http://www.archividelnovecento.it/) promossa fin dai primi anni Novanta dal Consorzio Baicr, utilizzando per l'informatizzazione della descrizione archivistica il software Gea realizzato dal Baicr appositamente per Archivi del Novecento. Anche il Senato della Repubblica optò per questo applicativo, che fu quindi adottato anche dagli altri enti aderenti al progetto che ne erano sprovvisti, e tra questi l'ACS, limitatamente ai fondi da visualizzare nel sito del Senato.

Nel corso del 2004 l'Istituto decise di verificare la validità di Gea come strumento software per la gestione degli inventari prodotti dagli archivisti dell'ACS. La collaborazione con il Consorzio Baicr costituisce la cornice culturale nella quale si colloca tale scelta: non si è trattato soltanto dell'acquisizione di un prodotto commerciale ritenuto valido, ma anche e soprattutto di un percorso di lavoro comune tra il gestore di un grande patrimonio culturale pubblico e uno dei primi promotori del concetto di rete archivistica applicata ai fondi privati del Novecento italiano.

Questa opzione non esclude naturalmente che l'ACS possa servirsi di altri applicativi per singoli progetti, come è avvenuto ad esempio per il Casellario politico on line, ma tenta di mettere ordine alla proliferazione degli strumenti di automazione del lavoro archivistico di ordinamento e inventariazione, spesso dipendenti dalle inclinazioni o dai differenti gradi di alfabetizzazione informatica dei singoli operatori.

La condivisione di un applicativo tende infatti a sviluppare comportamenti descrittivi omogenei qualora il processo venga governato da momenti periodici di formazione e confronto e da un’assistenza costante soprattutto nella complessa fase di avvio. E' quello che si sta cercando di fare, coscienti che è nel dialogo costante con gli archivisti che si elaborano le metodiche descrittive, le idee per migliorare le funzionalità del software e renderlo un vero strumento al servizio del lavoro archivistico

Questo è avvenuto, ad esempio, a partire dall'analisi dell'archivio del Gabinetto della Presidenza del Consiglio dei ministri, ma anche dalla rielaborazione del tracciato descrittivo per le fotografie finalizzato a una campagna inventariale su questa tipologia documentaria.

Particolare attenzione viene posta inoltre al recupero degli inventari esistenti compilati con applicativi cosiddetti "di scrivania" (come, ad esempio, elaboratori di testo o gestori di database). Era già disponibile un applicativo che consentiva di migrare in Gea file MSWord contenenti inventari, sulla base di una standardizzazione delle informazioni archivistiche presenti in questi file. Tale strumento è stato affinato per aumentare il grado di interpretabilità delle diverse strutture di presentazione dei dati presenti negli inventari.

Tra i lavori conclusi si possono ricordare l'archivio della Commissione reale per il credito comunale e provinciale e della municipalizzazione dei pubblici servizi e gli archivi di Ugo La Malfa, di Peppino De Filippo, di Ettore Ferrari; tra quelli in corso l'archivio del Servizio centrale Camere di commercio del Ministero dell'industria, del commercio e dell'artigianato, quello dell'Ufficio Internati della Direzione generale di pubblica sicurezza, due serie dell'archivio della Società generale immobiliare - Sogene, quello dell'arch. Franco Minissi.

Il processo di confluenza in Gea degli inventari esistenti proseguirà nel tempo. Nel frattempo è iniziata l'attività di schedatura ex novo di alcuni fondi: oltre all'archivio di Aldo Moro, il Gabinetto della Presidenza del Consiglio dei ministri, il Ministero dell'Africa italiana, il Ministero per gli scambi e per le valute, il Consiglio nazionale delle ricerche, e alcuni archivi personali (Luigi Barzini, Guido Calogero e altri).

Da segnalare, infine,  l'opportunità di implementare la banca dati con inventari o descrizioni di nuovi fondi acquisiti dall'ACS e già accompagnati da un database Gea: è il caso, ad esempio, del grande archivio della Liquidazione dell'Asse ecclesiastico, pervenuto nel 2003 dal Ministero dell'economia e delle finanze. Insomma un cantiere dagli sviluppi ancora in gran parte da precisare.