La tradizionale vocazione istituzionale della Scuola Superiore della Pubblica Amministrazione di provvedere alla formazione di funzionari e dirigenti dello Stato e di realizzare iniziative formative per altri enti e attività di ricerca nell’ambito dell’amministrazione pubblica, ha portato alla definizione di numerose iniziative legate alla gestione documentale.

Tale attività si esplica in un’offerta formativa rivolta ai dirigenti e funzionari delle Amministrazioni dello Stato, anche ad ordinamento autonomo, delle Regioni, degli Enti locali e degli Enti pubblici non economici, con una serie di corsi residenziali tenuti presso le varie sedi della Scuola.

Fin dal 2000 la SSPA ha avviato una riflessione sistematica sulla normativa approvata dal legislatore in materia di gestione informatica dei documenti, in particolare il decreto 445/2000 e, coinvolgendo in un gruppo di lavoro, accanto ad esperti della materia, alcune importanti amministrazioni centrali (i ministeri dell’Interno, degli Affari esteri, dell’Economia e finanze, della Giustizia, dei Beni e le attività culturali, il Dipartimento per la funzione pubblica, il Cnipa), e l’INPS, ha promosso una serie di iniziative volte alla definizione di linee guida per la gestione informatica dei documenti, a fini didattici e per l’orientamento delle amministrazioni pubbliche.

La scelta di promuovere il progetto di ricerca è nata dalla consapevolezza che la complessità che accompagna l’organizzazione di un sistema documentario pubblico ha bisogno di confronto, di modelli, di linee guida, che non possono essere definite astrattamente, ma devono essere il risultato di un lavoro congiunto, di sperimentazione, di analisi condivise e dell’apporto di competenze diverse.

In questa prima fase sono stati elaborati alcuni strumenti utili per tracciare un percorso quanto più possibile coerente e omogeneo per le amministrazioni pubbliche:

2) uno schema di riferimento per lo sviluppo di sistemi di classificazione e conservazione integrati e condivisi in ambiente digitale con specifico riferimento alle funzioni di autogestione (La metodologia per la definizione di piani di classificazione in ambiente digitale, a cura di Elena Aga Rossi e Maria Guercio, Roma, Scuola Superiore della Pubblica Amministrazione, 2005).

Questi documenti, disponibili sul sito della Scuola, hanno suscitato l’interesse delle amministrazioni, e il metodo stesso del confronto e della condivisione è stato riproposto successivamente anche per l’elaborazione del Piano di classificazione delle Regioni; dal confronto delle diverse esperienze nel gruppo di lavoro e dalla raccolta di materiali relativi ad esperienze di altri paesi è nato anche un volume edito dalla Scuola, La metodologia per la definizione dei piani di classificazione in ambiente digitale.

Nel 2005 ha avuto inizio la seconda fase, con un gruppo di lavoro accresciuto, segno dell’interesse crescente delle amministrazioni a partecipare alla riflessione comune (sono ora rappresentati anche Camera dei deputati e Senato, Istat, Stato maggiore dell’Esercito); sono stati identificati alcuni ambiti di approfondimento, ossia la verifica della validità del modello di classificazione proposto, da integrare con una proposta di indicizzazione delle voci e con un documento che ne chiarisca e faciliti l’uso;