La prima sessione, nel pomeriggio del 31 gennaio, si è aperta con il saluto di benvenuto ai partecipanti di Jean Marie Palayret, direttore degli archivi storici della Commissione europea che ha sottolineato l’interesse dell’istituzione archivistica europea a partecipare al progetto quale Resource partner, in vista della necessità di prevedere la conservazione della documentazione elettronica che vi giungerà, e della stessa informatizzazione dei servizi archivistici interni all’Istituto.

Mariella Guercio, coordinatore del progetto, ha ricordato gli obiettivi generali del progetto: ricerca vera e propria, didattica e creazione di strumenti formativi a diversi livelli, disseminazione dei risultati.

Ha inoltre osservato come il team italiano si configuri in realtà come un gruppo internazionale, con la presenza dei partecipanti della Repubblica di San Marino, degli Archivi storici dell’Unione europea e dell’ICCROM, istituzione dell’UNESCO, e voglia essere punto di riferimento della comunità di ricerca italiana in questo settore. Ha poi comunicato l’adesione, ancora informale, della Direzione generale per gli archivi e di quella ufficiale del CNIPA, oltre a quelle dell’Università e del Comune di Padova, del Comune di Arezzo, della Regione Piemonte e della Regione Toscana, della Provincia di Cesena-Forlì, di Infocert e della Camera di commercio di Roma. E’ stato anche chiesto a Maria Emanuela Marinelli, che ha volentieri accettato, di voler redigere i verbali delle riunioni plenarie del team italiano e di partecipare in qualità di segretario agli incontri dello Steering Committee.

 

Approvata l’Agenda dei lavori delle due giornate, si è passato a discuterne i diversi punti (cfr file allegato AgendaFiesole31012008.doc).

Nella sua ampia relazione introduttiva (cfr file allegato GuercioFiesole31012008.ppt) , Mariella Guercio ha ricordato che InterPARES 3 ha affidato al gruppo italiano il coordinamento dello studio sui sistemi di posta elettronica, cui parteciperanno le Università che fanno parte del team, in particolare quella di Urbino e quella di Tor Vergata oltre al Cnipa e, naturalmente, ai partner che dichiareranno la loro disponibilità.

Sono poi stati ripercorsi gli scopi e gli obiettivi del progetto InterPARES: mettere in grado archivi piccoli e medi con risorse limitate, sia pubblici che privati, di conservare a lungo termine documentazione digitale autentica, che soddisfi i bisogni dei produttori e della società in generale; educazione e formazione professionale, diffusione e divulgazione dei risultati. Per quanto riguarda l’educazione e la formazione professionale, è stata sottolineata la necessità di formare gli studenti che affiancheranno i partner cui saranno affidati i casi di studio nel corso della ricerca stessa. A tal fine si ritiene opportuno che i testbed siano sostenuti, per quanto possibile, da un ateneo in funzione di tutor. Mentre per la divulgazione dei risultati sarà utile, oltre a rendere disponibili sul sito web documenti e materiali di discussione, e alla partecipazione attiva a convegni e seminari, prevedere anche momenti di formazione interna al gruppo di ricerca.

 

Si è poi discusso del sito web del progetto, che avrà una parte dedicata al team italiano, dove potranno essere visibili documenti e rapporti utili alla comunità dei ricercatori. Mariella Guercio ha quindi raccomandato a tutti i partecipanti di volersi iscrivere al più presto alla lista ufficiale del progetto, in modo da poter accedere ai documenti generali risultato dei precedenti progetti InterPARES 1 e 2, e di poter avere tempestivamente le notizie e scambiare documenti relativi allo svolgimento del progetto italiano.

 

Nella seconda sessione della riunione, nella mattinata del 1 febbraio, si è analizzato il documento relative alla Organizational Policy del progetto. Ci si è soffermati in particolare sul par. 3, in cui si definiscono le diverse tipologie di componenti dei team nazionali: ricercatori, partner, assistenti di ricerca (studenti); i partner, cioè le organizzazioni coinvolte, possono a loro volta essere di due tipi: test bed partner, ovvero gli archivi che costituiscono l’oggetto della ricerca e i resource partner, cioè le organizzazioni che hanno esperienze e conoscenze da mettere a disposizione dei ricercatori per raggiungere gli obiettivi del progetto. Si è analizzato il par. 4, dove si illustra la struttura organizzativa, i compiti del team internazionale e di quelli nazionali, e come stabilire i gruppi di ricerca e la loro composizione. Si è rilevato che le indicazioni del documento di Policy possono e debbono essere adattate alle varie situazioni nazionali, quindi la struttura dei gruppi di studio può essere modificata a seconda delle esigenze particolari. Infine si è commentato il par. 7, relativo alla pubblicazione dei risultati del progetto. Tutti i partecipanti sono stati comunque invitati a prendere accurata visione del documento di Policy.

 

Si è discusso del ruolo delle Università e degli altri parner, quali il CNIPA e la Direzione generale per gli archivi, sottolineando, come, dalla lettura del documento di Policy, non risulti essere necessario individuare un ruolo diverso per la presenza accademica rispetto agli altri ricercatori. Sono in corso contatti per la definitiva formalizzazione della partecipazione della Direzione generale per gli archivi. A questo proposito da parte di molti partecipanti è stata ribadita la necessità di ricevere una lettera formale di invito da parte della direzione del progetto, in modo da impegnare le istituzioni di riferimento alla partecipazione con totale consapevolezza dei compiti che l’adesione comporta, primo tra tutti l’individuazione delle persone responsabili per le relative attività. La partecipazione deve implicare ovviamente anche il successivo adeguamento alle proposte derivanti dai risultati raggiunti.

 

Nella terza sessione della riunione, nel pomeriggio del 1 febbraio, si è passati ad esaminare i vari casi di studio presentati dai partecipanti. Si è discusso preliminarmente dello studio sulla conservazione della posta elettronica, che costituisce il nucleo fondamentale del progetto, in parallelo con lo studio avviato dal team canadese, cui hanno accettato di partecipare, allo stato attuale, le Università di Urbino e di Roma Tor Vergata, il CNIPA e la Direzione generale per gli archivi.

Si propone che per la riunione prevista alla fine del mese di maggio (28-30 maggio)  il gruppo di lavoro presenti un documento in cui vengano circoscritti gli aspetti tecnici e tecnologici relativi al funzionamento di un sistema di posta elettronica ed alla memorizzazione delle e-mail, e vengano individuate le esigenze di conservazione e le metodologie per il passaggio dei messaggi e degli allegati, senza la loro indicizzazione, dagli archivi correnti a quelli di deposito

 

I casi di studio presentati dai testbed  sono stati analizzati alla luce delle 3 categorie individuate da InterPARES: 1) case study che ha lo scopo di creare una policy (es. manuale di gestione); 2) case study che ha lo scopo di disegnare un sistema (sistema di recordkeeping o di recordmaking, o record preservation); 3) case study che ha lo scopo di prendere in analisi i documenti digitali esistenti e fornire la soluzione necessaria per la loro corretta gestione e conservazione. Sono stati presi in esame i seguenti casi:

IRTEM, conservazione dei dati dell’Archivio Sonoro di Nuova Consonanza, relativo alla categoria 3 tra quelle individuate da InterPARES;

Comune di Padova e Comune di Trezzo sull’Adda, conservazione del sistema di protocollo relativo alla categoria 2 tra quelle individuate da InterPARES;

Consiglio del Notariato, conservazione del sistema di archiviazione, relativo alla categoria 2 tra quelle individuate da InterPARES;

ICCROM, realizzazione del sistema di archiviazione, relativo alla categoria 1 tra quelle individuate da InterPARES;

Regione Emilia Romagna e Provincia di Bologna, analisi del progetto PAR-ER e sistema di monitoraggio, relativo alla categoria 2 tra quelle individuate da InterPARES;

Scuola Normale di Pisa, conservazione dei siti WEB del MiBAC, relativo alla categoria 3 tra quelle individuate da InterPARES;

Università di Padova, Archivio di Ateneo, conservazione del registro di protocollo, relativo alla categoria 3 tra quelle individuate da InterPARES;

Università di Padova, Archivio di Ateneo, diplomatica del documento digitale, relativo alla categoria 1 tra quelle individuate da InterPARES;

Università di Urbino ed Università di Tor Vergata, conservazione delle email dei dipartimenti con specifico riferimento ai dei progetti di ricerca, relativo alla categoria 3 tra quelle individuate da InterPARES.

 

Sono stati prescelti, per il primo biennio di lavoro 2008-2009, i seguenti casi e stabiliti i seguenti gruppi di studio. I primi risultati dovranno essere presentati nel 2008:

 

Componenti: CNIPA, Università di Urbino e Tor Vergata (anche tecnici informatici), Direzione generale per gli archivi.

 

Studio di casi sul progetto PAR-ER, in particolare per la valutazione lo stato attuale del progetto e del software di versamento che è già stato sviluppato e permette di ricostruire le serie archivistiche, e per lo sviluppo di un sistema di monitoraggio per la procedura di trasferimento e conservazione:

Componenti: Regione Emilia Romagna, Provincia di Bologna, (già finanziate), Università di Macerata ed Urbino (che indicheranno studenti per svolgere attività di ricercatori).

 

Studio di casi per la creazione di un software per la conservazione a lungo termine del registro di protocollo delle università, sulla base del sistema proprietario di protocollazione TITULUS.:

Componenti: Università di Padova - Archivio di Ateneo (Gianni Penzo Doria e altri) (già finanziato)

 

Studio di casi per la creazione di un atlante delle tipologie documentali (progetto ATLANTIS); descrizione diplomatica applicata al documento informatico, per il momento limitata alle tipologie documentali Contratti, Decreti, Delibere:

Componenti: Università di Padova - Archivio di Ateneo (Gianni Penzo Doria e altri) (già finanziato)

 

Studio di casi per la creazione di un sistema documentale per la Repubblica di San Marino, in cui siano definite regole e linee guida. In questo primo anno si intende elaborare una policy per gli uffici della Cancelleria commerciale alla luce della nuova legge archivistica in via di scrittura, soprattutto per quanto riguarda la posta elettronica in arrivo ed in partenza. Questo studio potrebbe in seguito essere collegato con lo studio sul Registro Ditte delle Camere di commercio italiane e/o con quello proposto dal Notariato:

Componenti: Repubblica di San Marino (2 persone interne, già finanziate), eventualmente Università di Urbino quale tutor

 

Studio di casi per la creazione di un sistema documentale per l’ICCROM, a partire dalla creazione di un piano di classificazione, un massimario di conservazione e scarto, un manuale di gestione. L’ICCROM è un istituto dell’UNESCO con sede a Roma e non è sottoposto alla legge archivistica italiana, così come gli Archivi storici dell’Unione europea;

Componenti: ICCROM (2 persone interne, già finanziate), Scuola Speciale Archivisti e Bibliotecari (Giovanni Michetti), Archivi storici dell’Unione europea (Prisca Giordani), Vincenzo De Meo (archivista libero professionista), Università di Tor Vergata (che indicherà uno studente di informatica per svolgere attività di assistente alla ricerca).

 

Si è poi convenuto di rinviare di un anno il caso di studio presentato dall’IRTEM, per la conservazione dei dati dell’Archivio Sonoro di Nuova Consonanza. Vi parteciperanno l’IRTEM con una persona interna (Cecilia Montanari),  l’Università di Tor Vergata e la Soprintendenza archivistica per i Lazio.

 

Gli altri casi di studio saranno avviati nel biennio successivo. Altri enti potranno proporsi quali testbed con progetti di studio da avviare successivamente, quale ad esempio quello che potrà esere avviato da Infocamere e dalle Camere di commercio coinvolte, sulla conservazione del Registro delle imprese.

 

Si è poi discusso sull’opportunità di ragionare sull’attuale sito WEB di InterPARES, e su come utilizzarlo per presentare anche materiali preparati dal team italiano ad uso dello stesso. Questo studio per l’organizzazione della parte dedicata al team italiano del sito WEB sarà portato avanti dall’Università di Tor Vergata, dall’Università di Padova (Maristella Agosti) e da Susanna Oreffice (archivista libera professionista) d’intesa con lo staff internazionale di InterPARES.

 

Il Team Italia ha poi accettato la proposta del direttore di dar vita, all’interno del progetto INterPARES, alla costituzione di una rete nazionale di eccellenza cui siano collegati quelle istituzioni e quei centri nazionali che affrontano i problemi della conservazione dei documenti digitali (progetto ReDigit). Per questo progetto, di cui l’Università di Tor Vergata, tra l’altro, svilupperà l’aspetto informatico, e che intende creare un sistema permanente di collaborazione (da intendersi come una rete di reti), superando la frammentazione attuale, mettendo in comune ricerche, studi, metodi e risultati, sono stati richiesti finanziamenti al Ministero dell’Università con il progetto PRIN 2007

 

Si è convenuto che, per l’attività del Team italiano, è assolutamente indispensabile che vengano tradotti i documenti  essenziali del progetto (si veda l’elenco indicato). Si è pertanto costituito un gruppo di lavoro per la traduzione, coordinato da Stefano Vitali, composto da: Massimiliano Grandi, Giovanni Michetti, Daniela Conti, Stefano Palagiano, Lucilla Garofalo, Prisca Giordani, Alessandra Aversa. Il gruppo dovrà consegnare le traduzioni per la fine di febbraio.

 

Elenco dei documenti da tradurre:

 

Organizational Policy (p.22)

Template for Case Study Contextual Analysis (p.7)

Template for Diplomatic Analysis Case Study (p.5)

Case Study Report Template (p.2)

Policy Case Studies (Questions) (p.1)

Records Case Studies (Questions) (p.1)

Recordkeeping Systems Case Studies (Questions) (p.1)

Database terminologico (50 termini)

 

E’ stata anche proposta la creazione di un gruppo che si occupi (quando necessario) della modellizzazione dei risultati secondo il linguaggio IDEF, previsto nel progetto internazionale.

 

I primi risultati relativi allo studio sui sistemi di posta elettronica e ai diversi studi di casi dovranno essere presentati nella riunione plenaria che si terrà a Roma nei giorni 28-30 maggio 2008: per questa occasione dovranno essere state elaborate le risposte ai questionari. E’ stata poi fissata una riunione plenaria intermedia nei giorni 25-26. L’incontro di settembre avrà luogo presso la sede degli Archivi storici dell’Unione europea a Fiesole, che ha nuovamente offerto molto gentilmente la sua ospitalità. A settembre si discuteranno le prime proposte di soluzione dei testbed in corso di analisi. Tali primi risultati saranno comunicati al team internazionale, che terrà la sua riunione plenaria nella prima settimana di ottobre. Nella riunione di novembre verranno discussi ulteriormente i risultati e le criticità, alla luce anche di quanto elaborato dal team internazionale.

 

Si è infine deciso che lo Steering Committee sia una struttura di coordinamento, guida e disseminazione dei risultati man mano raggiunti. Le riunioni si terranno ogni due mesi. Attualmente ne fanno parte il direttore del progetto, Mariella Guercio, i co-direttori, Guido Marinelli e Stefano Vitali,  Maria Grazia Pastura per la Direzione generale per gli archivi, Gianfranco Pontevolpe per il Cnipa, Giorgetta Bonfiglio Dosio, Gabriele Bezzi, Stefano Pigliapoco, un rappresentante del Politecnico di Milano e Isabella Orefice per l’Anai. Questi partecipanti potranno essere sostituiti nel corso dei cinque anni del progetto.

 

La riunione si è chiusa nel tardo pomeriggio del 1 febbraio 2008.

 

  

Roma 9 febbraio 2008                                     Maria Emanuela Marinelli