Il convegno, organizzato dal Servizio Trasparenza e Comunicazione della Direzione Generale della Presidenza della Regione Autonoma della Sardegna in collaborazione con la locale Sezione dell’ANAI, è nato con un duplice intento: da una parte, sollecitare l’attenzione sui primi rilevanti risultati del Progetto “Sistema informativo degli archivi di deposito della Regione Sardegna” (SIADARS) e, dall’altra parte, avviare una riflessione sul ruolo degli archivi e degli archivisti nella realtà contemporanea. Il tema del Convegno ha suscitato grande interesse sia fra gli addetti ai lavori, archivisti e amministratori pubblici, accorsi in gran numero, sia fra i ricercatori, storici e operatori culturali in genere. I lavori, coordinati da Michela Melis, Dirigente del Servizio Trasparenza e Comunicazione, hanno visto la partecipazione del Presidente della Regione Sardegna, Renato Soru e delle più alte cariche istituzionali del settore Cultura.

Nell’aprire la manifestazione, il presidente Soru ha rivolto un sentito apprezzamento per il progetto SIADARS definendolo il primo approccio sistematico ad una corretta conservazione del patrimonio documentario sardo e, nell’ammettere che la Regione in passato abbia trascurato i suoi archivi, ha manifestato l’intenzione di voler impegnare maggiori risorse per la prosecuzione del Progetto fino alla creazione dell’Archivio storico regionale. Egli ha quindi sottolineato i risultati raggiunti nel settore documentale dall’amministrazione regionale: 25% degli archivi di deposito regionali censiti, grazie al SIADARS, e grande attenzione per gli archivi in formazione, con l’adozione del Sistema di Protocollo Informatico (SIBAR). L’ultima parte dell’intervento del presidente Soru è stata dedicata al piano di digitalizzazione del patrimonio documentario della Regione che pone la Sardegna all’avanguardia in campo nazionale. Tra i progetti di prossima attuazione – ha ricordato Soru –  vi è la digitalizzazione della Serie delle Delibere della Giunta dalla sua istituzione nel 1949 ad oggi, mentre è già una notevole realtà la Digital library che ambisce a diventare la grande raccolta multimediale del patrimonio culturale isolano.

Sull’importanza degli archivi come parte integrante del patrimonio culturale sardo si è soprattutto soffermata Maria Antonietta Mongiu, assessore regionale della Pubblica Istruzione, Beni Culturali, Informazione, Spettacolo e Sport. L’assessore, nel complimentarsi per il lavoro di censimento fatto all’interno del SIADARS dagli archivisti, ha espresso la propria stima nei confronti degli operatori isolani, di cui ha riconosciuto la solida preparazione acquisita nella Scuola di Archivistica, Paleografia e Diplomatica dell’Archivio di Stato di Cagliari e nelle Università di Cagliari e Sassari.

Per quanto riguarda la politica perseguita dalla sua struttura, l’assessore ha ricordato che in base al piano regionale triennale per i beni culturali, di imminente pubblicazione, sarà dato sostegno agli archivi del territorio i quali saranno organizzati in sistemi, augurandosi che Cagliari diverrà presto il polo nodale per il sistema archivistico regionale. L’assessore Mongiu ha anche riportato l’attenzione sulla creazione delle raccolte multimediali, testimonianza della contemporaneità; a tal proposito, ricordando quanto già realizzato con la Digital library, ha annunciato che sono in corso accordi con l’Istituto Luce, la Discoteca e la Cineteca di Stato per acquisire tutto il materiale che ha per oggetto la Sardegna.

Il soprintendente archivistico per la Sardegna, Marinella Ferrai Cocco Ortu, ha portato i saluti di Antonia Pasqua Recchia, già Direttore Generale per gli Archivi del Ministero per i Beni e le Attività Culturali, la quale ha manifestato la disponibilità da parte dell’Amministrazione centrale ad aprire un tavolo per discutere intorno alla creazione di un polo archivistico territoriale. In veste di Soprintendente e docente di archivistica della Scuola cagliaritana di APD, la Ferrai Cocco Ortu ha sottolineato l’importanza di una corretta tenuta degli archivi di deposito della Regione, rimarcando il valore probatorio, informativo e culturale della documentazione conservata. La dirigente ha poi rimarcato gli ambiti delle competenze statali e regionali in tema di tutela e valorizzazione di archivi e ha espresso il suo vivo apprezzamento per il Progetto di censimento intrapreso dalla Regione, attraverso il quale l’ente dimostra di aver preso coscienza del valore degli archivi non solo come strumenti di amministrazione, ma anche come fonte storica dal forte impatto identitario.

Subito dopo ha preso la parola Isabella Zanni Rosiello, già direttore dell’Archivio di Stato di Bologna, che dopo una breve introduzione ha coordinato gli interventi dei relatori della mattina.

Linda Giuva, dell’Università degli Studi di Siena, ha sottolineato il ruolo dell’archivio come fonte storica e come strumento imprescindibile per la garanzia dell’identità e dei diritti dei cittadini, mettendo in risalto l’intervento attuato dalla Regione Sardegna, contrapponendolo alla tendenza generale che porta ad occuparsi di archivi regionali solo per la gestione corrente, ricordando, tra l’altro, l’attività del gruppo di lavoro nazionale, voluto dall’amministrazione archivistica, che ha redatto il  Titolario unico delle regioni. La relatrice ha infatti evidenziato come siano poche le regioni che hanno ordinato e reso fruibile i loro archivi e ciò in netto contrasto con le funzioni di valorizzazione che le regioni stesse esercitano nei confronti degli archivi storici degli enti locali. La Sardegna appare, quindi, agli occhi della comunità archivistica nazionale come un “laboratorio” nel quale si persegue un approccio globale, che tenga conto della realtà dell’archivio corrente, con l’adozione del protocollo informatico SIBAR, delle problematiche legate alla dematerializzazione del documento e soprattutto che tenga in dovuta considerazione lo stato degli archivi cartacei, nei quali è conservata la memoria di sessanta anni di autonomia regionale, puntando al loro recupero e ad una efficace razionalizzazione. Linda Giuva ha comunque ricordato come sia indispensabile per la Regione Sardegna, prima di procedere all’acquisizione digitale del patrimonio documentale, adottare un piano di conservazione per selezionare le serie archivistiche da conservare permanentemente ed evitare così la digitalizzazione di carte da avviare allo scarto. Linda Giuva ha concluso manifestando il suo particolare interesse per le attività di censimento che costituiscono sicuramente la parte più qualificante dell’intera operazione.

Isabella Zanni Rosiello, riprendendo i passaggi fondamentali dell’intervento di Linda Giuva, ha evidenziato l’importanza dei possibili usi della documentazione archivistica: non più solo fonte primaria della ricerca storica, ma fondamento dell’identità e dei diritti dei cittadini.

Micol Raimondi, del Servizio Trasparenza e Comunicazione, coordinatrice del SIADARS, ha presentato il Progetto di censimento ripercorrendo le tappe di tre anni di attività. La coordinatrice ha ricordato le difficoltà iniziali legate soprattutto alla discontinuità del lavoro, ai problemi di  comunicazione tra le varie direzioni regionali, alle non ottimali condizioni logistiche. Ha poi illustrato i risultati e le modalità di lavoro, il database ed il manuale utilizzato. Micol Raimondi ha evidenziato come lo studio delle strutture produttrici della documentazione sia stato condotto non solo attraverso lo spoglio degli atti normativi che ne hanno regolato istituzione e sviluppo, ma anche attraverso un esame diretto della realtà regionale che, spesso, prescinde dalla norma adeguandosi con ritardo ai suoi dettami o, addirittura, condizionando la scelta stessa del legislatore che è chiamato a normare una situazione consolidatasi nella prassi. Tracciando un bilancio delle attività svolte, la coordinatrice si è dichiarata soddisfatta dei risultati raggiunti fino ad oggi, spiegando come le informazioni raccolte attraverso il censimento forniscano già chiavi di accesso per gli archivi censiti e siano futura traccia per interventi di riordino. L’attività nei depositi ha, inoltre, permesso di individuare il materiale da proporre per lo scarto, che ad oggi ammonta al 10% della documentazione censita: un risultato che ha consentito di liberare spazio prezioso per gli uffici titolari dei depositi. Pur soddisfatta dei risultati conseguiti, la coordinatrice non ha nascosto la presenza di questioni ancora irrisolte tra cui, in primo luogo, l’apertura dell’Archivio storico regionale ove versare la documentazione che ha raggiunto maturità storica, attualmente a rischio di dispersione e deterioramento. La Raimondi ha concluso ponendo in rilievo le notevoli difficoltà incontrate nella gestione delle risorse umane sia per quanto riguarda il reclutamento che per assicurare continuità al lavoro: il personale adibito al progetto è costituito da figure altamente specializzate, ma esterne all’organico regionale con tutti i problemi connessi all’atipicità dei contratti di lavoro.

La mattinata è proseguita con gli interventi di tre consulenti del Servizio Trasparenza e comunicazione, Anna Maria Oppo, Andreina Pintor e Gabriella Romagnio che, in rappresentanza del team impegnato nel censimento, hanno illustrato metodologia, fonti e procedure di lavoro.

Anna Oppo ha evidenziato le problematiche legate all’individuazione ed allo studio del soggetto produttore, affrontando il caso concreto della Ragioneria generale. Nel caso di una struttura complessa come la Regione Autonoma della Sardegna non si può, infatti, parlare di un unico soggetto produttore identificabile con la Regione stessa, ma di più soggetti produttori corrispondenti alle diverse aree funzionali dell’ente; l’archivista ha quindi descritto la metodologia di lavoro e si è soffermata sull’importanza delle fonti utilizzate per l’analisi della struttura individuata. Tra queste ha ricordato, in primo luogo, gli atti normativi che hanno disciplinato l’istituzione e le attribuzioni, le fonti bibliografiche, quando esistenti, e quelle archivistiche e ha sottolineato l’importanza delle fonti orali che permettono di indagare sull’effettivo funzionamento della struttura così come avviene nella prassi, spesso non coincidente con quanto disposto dalla norma.

Andreina Pintor ha riferito sulle attività di censimento svolte presso l’Assessorato all’Agricoltura, soffermandosi sulle difficoltà incontrate nella descrizione di una documentazione sedimentatasi in due diversi archivi di deposito. Servendosi di esempi concreti, ha poi sottolineato il ruolo determinante assunto dai primi archivisti regionali i quali, spesso, con criteri personalissimi, hanno determinato le modalità di conservazione dei documenti e diventando così gli unici depositari delle chiavi di accesso agli archivi.

Gabriella Romagnino ha descritto analiticamente il software appositamente creato per il SIADARS, soffermandosi sulle modalità di funzionamento in rete e le relative abilitazioni. La relatrice ha quindi illustrato la struttura del Sistema informativo, distinto fra Banca dati dei soggetti produttori e Banca dati dei complessi documentari. Attraverso esempi concreti, ha poi evidenziato la modalità di inserimento dati, la struttura delle varie schede, articolate in livelli descrittivi e le possibilità di collegamento tra di esse e tra i diversi livelli di descrizione, nonché le potenzialità di ricerca. 

Stefano Vitali, archivista di Stato dell’Archivio di Stato di Firenze, consulente della Regione Sardegna, che ha partecipato alla genesi del progetto e lo ha seguito fino al 2007, ha espresso le sue considerazioni sui risultati del censimento. Secondo Vitali, la scelta di puntare a fornire alla Regione Sardegna competenze di alto livello sui propri archivi si è dimostrata vincente ed ha portato alla crescita del progetto iniziale fino al conseguimento degli attuali risultati. Il lavoro svolto dal team del SIADARS, pur essendo ancora in itinere, sta già dando i suoi frutti giacché è in grado di produrre informazioni utili alle stesse strutture regionali. I dati raccolti nel database, diffusi via intranet, costituiscono un importante supporto all’amministrazione; tuttavia è auspicabile che quanto prima siano accessibili via web in modo da costituire servizio prezioso anche per gli storici delle istituzioni. Vitali ha infatti sottolineato che le schede descrittive dei soggetti, realizzate nell’ambito del Progetto, rappresentano uno dei pochi contributi di Storia istituzionale riferita alle Regioni. Ha poi richiamato l’attenzione sulla centralità dell’archivio di deposito come luogo cardine in cui si definisce l’identità degli archivi, ricordando come uno degli obiettivi del progetto sia la preparazione della documentazione che costituirà l’archivio storico e come sia importante che le risorse economiche e professionali investite finora non siano vanificate con una sua interruzione.

Ha concluso la mattinata Cecilia Lilliu, direttore del Servizio Beni Librari, Biblioteca e Archivio Storico Regionali. Anche la Lilliu ha sottolineato l’importanza del Progetto nella prospettiva di apertura dell’archivio storico per il quale è di fondamentale importanza l’attività di censimento, selezione e scarto che viene realizzata dagli archivisti del SIADARS. Ha richiamato poi la necessità di reperire i locali in cui ubicare l’archivio e, associandosi ai precedenti relatori, ha ricordato la necessità di dotare la Regione di nuove professionalità che possano garantire un corretto funzionamento degli archivi sin dalla loro formazione.

I lavori sono ripresi nel pomeriggio con la presentazione del libro Il potere degli archivi. Usi del passato e difesa dei diritti nella società contemporanea, di Linda Giuva, Stefano Vitali e Isabella Zanni Rosiello, occasione per approfondire i temi della gestione corretta degli archivi e dell’esercizio dei diritti.

Carla Ferrante, in veste di presidente dell’ANAI Sardegna, si è complimentata con lo staff del Servizio Trasparenza e Comunicazione della Regione sarda per aver investito notevoli risorse in un Progetto archivistico tanto ambizioso quanto concreto, visti i risultati già registrati nella prima fase di svolgimento. La Ferrante ha incoraggiato l’Ente a proseguire nella strada intrapresa a vantaggio dell’amministrazione stessa, dei cittadini e degli studiosi, anche in vista della costituzione dell’Archivio storico. Tali considerazioni iniziali le hanno consentito di condurre alcune stimolanti riflessioni sul saggio “Memorie, genealogie e identità” di Stefano Vitali. In particolare la relatrice ha sottolineato l’approccio originale con cui l’autore, ricorrendo alla presenza dell’oggetto archivio nelle opere letterarie e cinematografiche, definisce il ruolo degli archivi nella società contemporanea, cogliendone i diversi aspetti, segno di sensibilità e di atteggiamenti che sono mutati nel tempo. Di particolare effetto il forte connubio memoria – identità, ricordato da Carla Ferrante che ha portato testimonianze dirette sulle nuove strade della ricerca e ha confermato  le tesi di Vitali sull’incremento dei “nuovi” utenti degli archivi – non più solo studiosi e ricercatori universitari – e sull’esistenza di molteplici luoghi deputati alle indagini di tipo genealogico e familiare. Gli archivi pertanto rappresentano il mezzo, l’oggetto che consente di ricostruire il senso di appartenenza ad un gruppo, ad una comunità, ad una nazione. Al contrario la distruzione dei documenti comporta la negazione dell’identità, dell’appartenenza. Il nuovo fervore per la riscoperta delle proprie radici contrasta dunque, ha notato ancora la Ferrante, con le molteplici testimonianze di distruzione dei documenti, attuati in momenti particolari, sia in tempi passati che in tempi recenti. L’amara considerazione della relatrice è stata, dunque, che un archivio perso è come non fosse mai esistito: tutto ciò che non viene conservato, archiviato, e quindi trasmesso ai posteri viene definitivamente cancellato. In tali casi non vi è solo cancellazione della storia ma, soprattutto, negazione dell’identità.

Silvia Niccolai, ordinaria di diritto costituzionale, commentando il saggio di Linda Giuva “Archivi e diritti dei cittadini” dedicato agli archivi come strumenti del diritto e “arcana imperii”, ha offerto interessanti spunti di riflessione sull’archivio come luogo associato alla costituzione del potere, strumento per l’esercizio del controllo governativo, ma anche, se accessibile, garanzia di diritti. Un buon funzionamento degli archivi richiede, infatti, autonomia e indipendenza, e, soprattutto, autorevolezza degli archivisti. Di particolare interesse sono state le sue considerazioni sul concetto di documento come fonte di una verità oggettiva, tenendo conto delle strategie attuate per eludere la trasparenza imposta dagli ordinamenti democratici e frapporre una serie di ostacoli all’accesso ai documenti. Proprio la progressiva caduta dei vincoli di riservatezza e l’apertura degli archivi ha portato, secondo la docente, ad affinare le tecniche di occultamento delle informazioni che non si vogliono divulgare e alla produzione di documenti falsi o, peggio, di documenti autentici che registrano in modo oggettivo contenuti assolutamente falsi. Ma anche di fronte a documenti autentici, ci si deve porre in modo critico, poiché il documento non riflette la verità oggettiva ma una rappresentazione di essa, mediata dal punto di vista di chi lo ha prodotto. La riflessione poi si è inoltrata sul terreno filosofico della ricerca della verità oggettiva con le implicazioni che possono derivare per il diritto. Tema che ha acceso il dibattito tra i relatori, gli autori ed il pubblico.

A chiusura dei lavori, Michela Melis ha tracciato un bilancio dei risultati concreti raggiunti. Congratulandosi con i suoi collaboratori, ha rivendicato alla Regione e al Servizio Trasparenza e Comunicazione la scelta lungimirante di aver creduto nel progetto di censimento con l’obiettivo di realizzare l’archivio storico della regione.